Församlingsrådets möten hösten 2023 hölls:

14.9, 19.10, 16.11 och 7.12

Protokollet från mötet den 7.12.2023  (klicka på den orange texten så ser du hela protokollet)

Protokollet från mötet 16.11.2023 

Protokollet från mötet 19.10.2023 

Protokollet från mötet 14.9.2023  

Kort version av mötesprotokollen från våren 2023 här nedan:

De paragrafer som gås igenom vid varje möte, dvs. öppnande och avslutande av möten samt konstaterande av mötets lagenligt, godkännande av föredragningslista och val av protokolljusterare tas inte med här.

BESLUT FRÅN MÖTET 25.5

§ 43 Kollektlista juni-september 2023
Kollektlistan för juni till september 2023 fastställdes.

§ 44 Sammandrag av strategimöte 27.4
Församlingsrådet och de anställda höll ett strategimöte den 27.4. Mötet var en fortsättning på den strategikväll som hölls i februari 2022. Konstaterades att det är bra att de förtroendevalda och de som arbetar inom församlingen regelbundet sammankommer för att diskutera de olika verksamhetsfälten. Framöver kunde man diskutera ett verksamhetsfält per gång för att mera konkret gå igenom vad som fungerar bra och diskutera vad som kan förbättras.  Johannes Laxell föreslog att nu när direktionerna slopats borde instruktioner göras upp för eventuella arbetsgrupper som bildas i stället. Församlingen jobbar vidare med framtidsstrategin med beaktande av personalresurserna.
Församlingsrådet önskade att ungdomsarbesledaren Marlen Talus kommer med på nästa församlingsrådsmöte och redogör för ungdomsarbetet inom församlingen och sitatuionen bland ungdomarna i staden.

§ 45 Retreat på Snoan
Församlingsrådet beslöt vid sitt senaste möte att boka en halv retreat för församlingen inkommande höst. Kyrkoherden har bokat 24-26.11. Församlingsrådet beslöt nu att boka hela retreaten som innebär att Hangö svenska församling förfogar över alla 12 platser. Platserna erbjuds i första hand till de förtroendevalda, medarbetarna och de frivilliga krafterna i församlingen. Om det blir platser kvar utannonseras de. Avgiften fastställdes till 50 € per person. (församlingen står för resten, totalpriset per plats är 115 €). Monica Cleve fungerar som retreatledare.
 

§ 46 Anmälningsärenden
a) Kyrkoherdens fridags- och semesterplan för maj-september
b) Tjänsteförordnandet till kyrkoherdetjänsten
c) Församlingsförbundets årsmöte 15.5.2023
d) Biskop B-G. Åstrand besöker Hangö på inbjudan av kyrkoherden den 24-25.5.2024. Preliminär plan: fredagen den 24.5 skolbesök och lördagen pilgrimsvandring till Uddskatan samt kvällsmässa i Hangö kyrka kl. 18.
Församlingsrådet antecknade ärendena till kännedom.

§ 47 Övriga ärenden
a) Flaggning under Prideveckan 26.6-2.7.2023
En förfrågan har inlämnats till församlingen om man kunde flagga med prideflagga under Prideveckan 26.6-2.7 i Hangö? Eller åtminstone diskutera ärendet i församlingsrådet? Byggnader och flaggning hör under samfälligheten och ekonomichefen har konsulterats i ärende. Han ser inte några hinder för att tillmötesgå önskemålet förutsatt att personalresurserna räcker vtill under semestertider för flaggningen. I kyrkoordningen 14:2 heter det att kyrkoherden och församlingsrådet gemensamt besluter om användningen av en kyrka. Prideflaggan kunde således ses i ljuset av denna paragraf och ett komplement till det tidigare enhälliga beslutet om att öppna upp för samkönade vigslar. Eftersom finska församlingen inte har behandlat den här frågan beslöts att ärendet skickas vidare till gemensamma kyrkorådet så att det finns en gemensam linje för framtida år. Församlingsrådet beslöt att införskaffa en pridevimpel och flagga med den inne i kyrkan medan församlingens högmässa pågår vecka 26.

b) Finska Missionssällskapets årsmöte
Hangö svenska församling har rätt att sända högst 2 representanter till årsmötet som hålls den 19.8.2023. Ingen från församlingsrådet anmälde sig så ingen representant utsågs. Monica Cleve är medlem av Finska Missiossällskapets valkommitté som utser styrelsen för Finska Missionssällskapet, vilket innebär att hon deltar i årsmötet.

c) De gamlas vecka 1-8.10.2023.
I år firas de gamlas vecka med temat "Gör ett nummer av åldern". Församlingsrådet beslöt att vi uppmärksammar våra seniorer och firar en festmässa i Hangö kyrka den 8.10 med kaffe och tårta efter mässan. Församlingen erbjuder skjuts till mässan till dem som behöver.

d) Skördemässa och säsongstart i Täktom kapell
Förslaget var att vi firar skördefest och säsonstart i Täktom kapell 17.9 kl. 10. Dagen firas med att skördesymboler som frukter, grönsaker och spannmål läggs i kyrkan framför altaret. Smtliga grödor eller annan skördesymbol går till församlingens lokala diakoni. Församlingsrådet var ense om att det här är ett bra initiativ och beslöt att till den här mässan också ordnas skjuts till dem som behöver och kyrkkaffe efteråt för alla ytterom kapellet.

e) Möteskalender för höstens möten
Beslöts att församlingsrådets möten hålls på torsdagar kl. 17 och datumen fastslogs till 14.9, 19.10, 16.11 och 7.12.

f) Fotoutställningen "Onnellinen elämä"
Hangö finska församling har beslutat sponsra den här utställningen i kyrkan. Hangö svenska församling kan tänka sig att upplåta kyrkan utan hyra för ändamålet. ärendet förföll, finska församlingen hade före mötet meddelat att de ensamma går med och stöder utställningen.

g) Liikenne ry:s broschyr
Liikenne Oy ger ut en trafikbok som är menad för lågstadieskolor. Finska församlingen har med tjänstemannabeslut beviljat 90 € för tre böcker. Församlingsrådet beslöt enligt förslaget att inte gå med i detta projekt eftersom församlingskoppling saknas.

h) Ungas påverkningsmöjligheter i församlingen
Britta Idman hade noterat att i den nya kyrkolagen som träder i kraft 1.7.2023 har de ungas påverkningsmöjligheter beaktats. Hon ställde frågon om hur vi i Hangö svenska församling kan beakta detta. Beslöts att frågan tas upp på nytt på hösten i samråd med ungdomsarbetsledaren Marlen Talus.

BESLUT FRÅN MÖTET 27.4

§ 33 Budgetjämförelse januari-mars 2023
En dryg fjärdedel av året har gått och variationerna i budgetutfallet beror på att en del verksamheter (ex. skribaläger) ännu inte hållits och därför har ingenting använts. El del kostnadsställen har använts till 100 % och det beror på att en del understöd och avgifter betalas i början av året. Ekonomichefen hade meddelat att såhär långt följer skatteintäkterna det budgeterade. 
Församlingsrådet antecknade budgetjämförelsen till kännedom.

§ 34  Medarbetarnas semestrar sommaren 2023
Medarbetarna har inlämnat önskemål om semestrar under sommarperioden. Semestrarna godkänns som kyrkoherdens tjänstemannabeslut. Domkapitlet fastställer kyrkoherdens semester.
Församlingsrådet tog del av semesterlistan.

§ 35 Anmälningsärenden
Tjänstemannabeslut
1. Överenskommelse med sångare angående hyra för konsertutrymme. En del sångare betalar sin hyra genom att uppträda vid någon tilställning som ordnas av församlingen.
2. Vikarierande kyrkoherde 14-17.4.2023
3. Vikarierande kyrkoherde 1-12.2.2023
4. Borgå stift fyller 100 år i år och församlingen deltar i Tabula gratulatoria med 150 € enligt Församlingsförbundets anmodan.
5. Församlingsförbundet anordnar ett Förtroendeforum för de förtroendevalda den 6.5. Praxis är att församlingen betalar deltagaravgiften om 75 € för de personer som deltar.
Församlingsrådet antecknade tjänstemannabesluten till kännedom.

§ 36 Övriga ärenden
a. Jubileumsfest och stiftsdagar 27-29.10
Eftersom tillräcklig information inte fanns tillgänglig gjordes inget beslut om deltagande i det här skedet. Ärendet tas upp till behandling på nytt.
b. Retreat på Snoan
Församlingen har möjlighet att för 690 € boka en så kallad halv retreat för en helg vilket innebär 6 deltagarplatser. Församlingens kyrkoherde står till förfogande som retreatledare. 
Församlingsrådet beslöt att församlingen bokar en halv retreat för ett veckoslut under inkommande höst.
c. Missionsdag i Karis 27 maj
Britta Idman påminde om missionsdagen i Karis och att man skall anmäla sig senast 15.5.
d. MobilePay klart att tas i bruk för kollektinsamling
Äntligen är MobilePay systemet klart att tas i bruk i församlingen. Det här gäller enbart inbetalningar till kollekter som sker i våra kyrkorum.

BESLUT FRÅN MÖTET 2.3

§ 21  Bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2022
Bokslutet visade ett plusresultat om 45 901,20 €. Både bokslutet och verksamhetsberättelsen godkändes.

§ 22 Uppföljning av strategimötet
Församlingsrådet och de anställda hade ett strategimöte den 15.2.2022 och nu beslöts att hålla ett uppföljande möte den 27.4.2023. Arbetsgrupperna får fortsätta med att öppna ytterligare dörrar och definiera de strategiska målsättningarna i sektorerna för framtiden i Hangö svenska församling.

§ 23 Stiftets representant i Finska Missionssällskapet
Hangö svenska församling understöder nomineringen av Pia Kummel-Myrskog som kandidat till Finska Missionssällskapets styrelse.

§ 24  Kollektlista för april-maj
Kollektlistan för april-maj 2023 godkändes enligt kyrkoherdens förslag.

§ 25  ANMÄLNINGSÄRENDEN

         a) Aurorahemmet
              Stiftelsen för Aurorahemmet har nu officiellt upplösts och avregistrerats. I och med detta beslut finns inte heller längre någon styrelse för denna siftelse. Ärendet antecknades till kännedom.
         b) Kyrkoherdens fridagsplan
              Kyrkoherdens fridagsplan för februari till april antecknades till kännedom.
         c)  Församlingens nya avtal med Finska Missionssällskapet
              Församlingsrådet godkände vid sitt förra mötet att församlingen framöver årligen understöder två objekt med vardera 4.000 € per år. Stödet till barnens skolgång i Syrien fortsätter och det nya projektet är stöd till Bättre tillgång till mat och vatten i Bolivia. Antecknades att avtalet med Finska Missionssällskapet nu är undertecknat.
              
 

BESLUT FRÅN MÖTET 12.1

§ 4 Val av sekreterare
Församlingssekreterare Birgit Isaksson valdes till församlingsrådets sekreterare för perioden 2023-2026.

§ 7  Suppleanternas närvarorätt vid församlingsrådets möten
Suppleanterna kallas till mötena och har närvarorätt och rätt att uttala sig.

§ 8 Val av viceordförande
Gunnel M. helander valdes till viceordförande för åren 2023-2024.

§ 9 Kallelsen till sammanträde
Möteskallelsen och föredragningslistan med bilagor sänds som e-post.

§ 10 Val av barnombud
Lenita Söderblom (anställd som församlingens barnledare), Lars Ekebom och Karin Ingberg-Wiberg valdes för perioden 2023-2026.

§ 11 Uppdatering av församlingens avtal med Finska Missionssällskapet
Församlingens projekt med utbildning bland barn och unga i Syrien forsätter. Eftersom understödsprojektet till Nepal upphör har Finska Missionssällskapet gett några andra alternativ. Församlingsrådet beslöt efter omröstning att man nu går in för att stöda ett projekt som ger bättre tillgång på mat och vatten i Bolivia.

§ 12 Datum för vårens möten
Följande datum slogs fast: 2.3, 27.4, 25.5.

§ 13 Övriga ärenden
Inga övriga ärenden fanns.

§ 14 Anmälningsärenden
- Preliminär statistik över medlemsförändringar under fjolåret
enligt de preliminära siffrorna minskade församlingens medlemsantal med 103 personer under år 2022.

- Medarbetarnytt
under slutet av fjolåret anställdes både kyrkoherden och kantorn som ordinarie tjänstetagare fr.o.m. 1.1.2023.

- Församlingskvällar
Under våren kommer Torsten Sandell och berättar om sin tid i Istanbul. Det blir också en kväll med info om insamlingen Gemensamt Ansvar och en sångkväll med anledning av stiftets 100-års jubileum.

- Samtal i Kryptan
Kyrkoherden kommer en gång/månad, sammanlag 3 gånger att ordna samtal utgående från den bok biskop Bo-Göran Åstrand nylien utgivit,

- Gideoniterna deltar i en högmässa under våren

- Pilgrimsvandring blir det torsdagen den 11 maj, den här gången ut till Tulludden.

- Aurorahemmet är nu ett avslutat kapitel för församlingens del. Stiftelsen är avvecklad och alla räkningar betalda.

- MobilePay har också blivit en lång process, men nu kommer avtalet att kunna skrivas när också de nya förtroendeorganen är valda.

- Visma, det elektroniska systemet för hantering av bl.a underskrifter av dokument och protokoll tas nu ibruk i församlingen.

- Välsignelse av de nya förtroendevalda kommer att ske söndagen den 22.1 i samband med högmässan.

- Kyrkvärdar, listan över de som frivilligt ställer upp som kyrkvärdar är under uppdatering. Nu när det finns nya förtroendevalda är det ett bra läge för uppdateringen.

- Arvoden för förtroendevalda. Kyrkans servicecentral som handhar församlingens utbetalning har infört ett nytt system där de förtroendevalda själva skall inlämna sina personuppgifter för att arvodena skall kunna utbetalas.

- Kyrkpressen. Det förra församlingsrådet beslöt att de förtroendevalda och församlingens anställda skall börja få Kyrkpressen gratis. Prenumerationslistan till Kyrkpressen har uppdaterats.

Alla anmälningsärenden antecknades till kännedom.